Załóżmy, że otrzymujesz bardzo dużo maili zróżnicowanych tematycznie, bądź posiadasz więcej niż jedno konto pocztowe skonfigurowane w Twoim Outlooku. Wszystkie odbierane wiadomości lądują w jednej, tej samej i wspólnej Skrzynce Odbiorczej. Jak rozdzielić te maile? Jak sprawić, żeby łatwo było je odnaleźć?

Najprostrzym sposobem jest stworzenie dodatkowych Folderów w Outlooku i ręczne rozmieszczanie otrzymanych maili w odpowiednie katalogi. I od tego może zacznijmy.

Przypuśćmy, że dostajesz maile przykładowo z nauką języka angielskiego, niemieckiego i hiszpańskiego i chciałabyś sobie je rozdzielić do odrębnych katalogów o nazwach: Angielski, Niemiecki i Hiszpański.

Jak stworzyć nowy katalog w Outlook Express?

W głównym oknie programu po lewej stronie znajduje się sekcja zatytułowana Foldery, czyli ta część, gdzie masz wyszczególnione: Skrzynkę odbiorczą, Nadawczą, Wysłane itp. To właśnie tu stworzymy Nowe Katalogi.

Klikamy prawym klawiszem myszki na opcji Foldery Lokalne i z wyświetlonej listy wybieramy Nowy Folder.

Otworzy się okienko zatytułowane Tworzenie Folderu.
W górnym pasku wpisujemy nazwę naszego katalogu, czyli np. Angielski.
W niższym oknie wybieramy, w którym z już istniejących folderów chcemy umieścić ten. Załóżmy, że chcemy, aby był w tym najbardziej głównym, czyli żeby był widoczny od razu po włączeniu Outlooka, w tej samej kolumnie co pozostałe. Wybieramy więc Foldery Lokalne.

Całość zatwierdzamy przyciskiem OK.

Nasz nowy folder powinien pojawić się w sekcji Foldery.

W ten sam sposób tworzymy każdy kolejny folder, jaki chcemy.

Teraz czas podzielić naszą pocztę.

Jak rozdzielać maile do poszczególnych folderów?

Dziś jak już zapowiedziałam opiszę sposób najbanalniejszy. Polega on na ręcznym przeciąganiu odpowiednich maili do odpowiednich katalogów.

Wchodzimy więc do Skrzynki odbiorczej w naszym Outlooku. Po prawej stronie wyświetli nam się lista otrzymanych emaili.

Zaznaczamy myszką wiadomość, którą chcemy przenieść i cały czas trzymając wciśnięty lewy przycisk myszki przenosimy tę wiadomość do docelowego folderu w sekcji Foldery np. Angielski. Mówiąc najprościej – wciągamy naszego maila na nazwę naszego folderu :).

Żeby sprawdzić, czy udało nam się umieścić tego maila w prawidłowym miejscu – klikamy w sekcji Foldery na nasz Katalog, np. na Angielski, i sprawdzamy czy mail, który chcieliśmy tu umieścić pojawi się na wykazie po prawej stronie okna.

(…)

I to właściwie byłoby na tyle. W ten sposób można łatwo posegregować pocztę. Jednak istnieją sposoby, żeby wiadomości rozdzielały się niejako automatycznie. Do tego służą tzw. Reguły Wiadomości. Ale o tym już w następnym poście :D.

Jako że Outlook Express jest najczęściej używaną aplikacją do odbierania maili, opcje ustawiania konta pocztowego wyjaśnię na przykładzie właśnie tego programiku. Każdy inny program pocztowy działa analogicznie.

Rzecz pierwsza – odszukujemy na komputerze aplikację Outlook Express. Jeśli nie masz go na Pulpicie to w większości Windowsów znajdziesz go wybierając przycisk Start, potem klikając opcję Programy i nasz program powinien znajdować się na wyświetlonej liście. Kliknij na niego lewym klawiszem myszki i powinien ładnie i bez problemu się otworzyć :)

Przy pierwszym uruchomieniu programu automatycznie pojawi się Kreator dodawania konta pocztowego. Jeśli się nie pojawi uruchomisz go następująco: z górnego Menu w Outlooku wybierz: Narzędzia / Konta i w wyświetlonym oknie Konta Internetowe wybierz kartę Poczta. Kliknij przycisk po prawej stronie Dodaj / Poczta.

Bingo! Jesteśmy w Kreatorze, więc Zaczynamy.

W pierwszym kroku zostaniemy poproszeni o podanie Nazwy Wyświetlanej. Jest to nazwa, która będzie się pojawiać w polu Od w wysyłanej przez ciebie wiadomości. Innymi słowami - osoba odbierająca będzie wiedziała od razu, że jest to mail od Ciebie. Najczęściej wpisuje się tu swoje Imię, bądź bardziej poważnie: Imię i Nazwisko.

Klikamy przycisk Dalej.

Krok drugi – podajemy nasz adres email, czyli np. test@tescik.pl

Przyciskiem Dalej przechodzimy do następnego kroku, czyli do:

Nazwy serwerów email. W pierwszej chwili zapewne wyda się Wam to skomplikowane, ale nic bardziej mylnego. Przy zakładaniu konta na www na pewno otrzymaliście informacje o adresach serwerów POP3 i SMTP. Wystarczy teraz odgrzebać te informacje i wpisać w odpowiednie pola w naszym kreatorze. Np. na www.o2.pl adresy tych serwerów to w obu przypadkach: poczta.o2.pl. Najczęściej jednak oba adresy są różne.
Żeby rozjaśnić trochę te cudaczne nazwy: serwer POP3 odpowiada za odbieranie twoich emaili, natomiast SMTP za ich wysyłanie.

Ale – wpisaliśmy już te adresy, więc klikamy Dalej.

Kolejna karta to: Logowanie poczty internetowej. Wpisujemy tu kolejno:

• Nazwę konta - i tu uwaga. Zazwyczaj jako nazwę konta wpisujemy nazwę z adresu email przed małpą, czyli np. test, jednak niektóre serwisy wymagają by wpisać tam cały adres email (czyli np. test@tescik.pl). Informacja ta również powinna być podana przy zakładaniu konta na www.

• Hasło – czyli nasze hasło do konta. Jeśli nie chcesz za każdym razem wpisywać hasła zaznacz ptaszkiem kwadracik Zapamiętaj hasło (domyślnie jest już zaznaczony).

• Opcję Logowania przy bezpiecznym uwierzytelnianiu hasła pozostawić odznaczoną.

Klikamy Dalej i Zakończ.
Konto zostało utworzone i wyświetlone na karcie: Konta Internetowe.

Pozostała nam jeszcze jedna ważna rzecz, czyli: Uwierzytenienie serwera poczty wychodzącej

Zaznaczenie tej opcji jest z reguły konieczne do prawidłowego działania programu pocztowego, jednak nie zawsze… A więc, jak to zrobić?

Otóż na karcie Konta Internetowe (jeśli już ją zamknęliście to wyświetlicie ją wchodząc z górnego menu w Narzędzia / Konta – i tu wybierając kartę Poczta) zaznaczamy myszką nowo utworzone konto pocztowe i klikamy na przycisk Właściwości po prawej stronie. W tym miejscu zgromadzone są te wszystkie dane, które przed chwilą wprowadzaliście poprzez Kreatora.
Przechodzimy na kartę Serwery i zaznaczamy ptaszkiem najniższą opcję, czyli Serwer wymaga uwierzytelnienia.
Klikamy OK, klikamy Zamknij w okienku: Konta internetowe i wracamy do podstawowej skrzynki.

Ot i cała filozofia.

Teraz wystarczy kliknąć w górnym Menu opcję Wyślij/Odbierz – i wszystkie maile, które do ciebie przyszły pojawią się w Skrzynce Odbiorczej twojego Outlooka :)

I jeszcze jedna sprawa - do każdego programu pocztowego możesz przypisać kilka kont pocztowych. Oznacza to, że jeśli posiadasz kilka adresów email to w Outlooku (i każdym innym programie) możesz dodać wszystkie te konta i odbierać z nich wszystkich maile do Jednej Wspólnej Skrzynki Odbiorczej.

W następnych postach pokażemy Wam jak łatwo rozdzielać wiadomości przychodzące z wielu kont (adresów email).

Macie już założonego maila, wiecie jak korzystać ze skrzynki pocztowej poprzez stronę www. Dziś pokażemy Wam jak możecie to robić w inny sposób.

Otóż najłatwiejszym i najbardziej poręcznym sposobem na użytkowanie skrzynki mailowej są tzw. Klienci Poczty Elektronicznej, czyli po prostu programy do odbierania, wysyłania i przechowywania emaili na Twoim komputerze.

Najbardziej popularne programy to:

• Outlook Express – chyba najczęściej używany,

• Microsoft Outlook – kolejny produkt Microsoftu, jednak nigdy nie zachęcił mnie do tego żeby go używać ;) ,

• Mozilla Thunderbird – produkt konkurencyjny, ostatnio korzystamy właśnie z niego,

i wiele wiele innych.

Jakie są zalety tychże programów?

• Przede wszystkim nie musicie za każdym razem otwierać strony www, logować się i wylogowywać.

• Przy włączeniu programu łączy się on automatycznie z Twoim kontem pocztowym i ściąga otrzymane maile prosto do Twojego komputera.

• Bezpośrednio z programu możesz odbierać, wysyłać, odpowiadać na maile, w prosty sposób dodawać załączniki oraz korzystać z opcji dodatkowych, jak: podpisy, ustalanie priorytetu wiadomości itp.

• Twoje maile, te odebrane i wysłane są przechowywane na Twoim komputerze, nie musisz więc kolejny raz łączyć się z kontem pocztowym żeby je odczytać.

Co więc potrzebujecie, aby zacząć korzystać z wybranego Klienta Pocztowego?

• Oczywiście programu. Z tym raczej nie problem. Outlook Express znajduje się w podstawowym „wyposażeniu” komputerów z systemem Windows (czyli zapewne masz go u siebie :) ). Jeśli posiadasz pakiet Microsoft Office to znajdujesz się również w szczęśliwym gronie posiadaczy Microsoft Outlook’a. Natomiast jeśli zapragniecie używać Thunderbirda, wystarczy wyszukać w naszych ulubionych googlach instalkę lub ściągnąć ją bezpośrednio ze strony Mozilli (www.mozilla.com) i zainstalować na kompie.

• Kolejna ważna rzecz – to konfiguracja tegoż programiku. W końcu program sam nie zgadnie gdzie sobie założyłyście konto :). Tak więc czeka Was ustawienie parametrów konta pocztowego już w samym programie. Ale o tym w następnym poście.

• No i najważniejsza kwestia – musisz mieć internet, bo bez tego ani rusz ;-)

Podsumowując:

Możecie dalej sprawdzać maile przez www, ale o wiele sympatyczniejszym sposobem jest wykorzystanie Klientów Pocztowych. Do działania wystarczy niewiele: odpowiednio skonfigurowane połączenia do Waszych skrzynek mailowych i podłączenie do internetu.

Potem już tylko włączacie program i sprawdzacie czy przyszła do Was jakaś ciekawa korespondencja :).