Zajmiemy się dziś Regułami wiadomości, czyli rozdzielaniem naszej poczty przychodzącej na podstawie ustalonych warunków.

Na pierwszy rzut oka brzmi to mocno skomplikowanie, ale zapewniam, że tak wcale nie jest.

Przejdźmy więc do rzeczy.

 

Najpierw czysta Teoria.

 

Otwieramy Outlooka. Z górnego menu wybieramy Narzędzia /Reguły wiadomości / Poczta.

Pojawia się okno „Nowa reguła poczty”

 

Okno podzielone jest na 4 sekcje:

 

• w pierwszej wybierasz Warunki, czyli ustalasz na podstawie której z wymienionych opcji ma ci się np. rozdzielać poczta,

• w drugiej ustalasz Akcję, czyli Co ma się dziać z daną pocztą;

• w trzeciej części dopracowujesz szczegóły;

• w czwartej – możesz nadać jej nazwę, choćby po to żeby kojarzyć czego ona dotyczy.

 

Domyślam się, że jeszcze mało to mówi. Przejdźmy zatem do objaśnienia składowych poszczególnych sekcji.

 

Sekcja 1 – Warunki dla Reguły

 

Dostępne opcje:

kiedy w polu Od znajdują się osoby

kiedy w polu Temat znajdują się określone wyrazy

kiedy w treści Wiadomości znajdują się określone wyrazy

kiedy w polu Do znajdują się osoby

kiedy w polu DW znajdują się osoby

kiedy w polu Do lub DW znajdują się osoby

kiedy wiadomość ma Priorytet

kiedy wiadomość pochodzi z Konta

kiedy Rozmiar wiadomości przekracza

kiedy wiadomość zawiera Załącznik

kiedy wiadomość jest zabezpieczona

dla wszystkich wiadomości

 

Możesz wybrać kilka opcji dla jednej reguły, ważne żeby sobie nie przeczyły :) . Wybrane zaznaczasz „ptaszkiem” w krateczce po lewej ich stronie. Wybrane pojawiają się w trzeciej części okna.

Myślę, że opcje te nie wymagają dodatkowych wyjaśnień. Przykład zastosowania będzie w dalszej części.

 

Sekcja 2 – Akcje dla Reguły

 

Dostępne opcje:

Przenieś ją do Folderu

Skopiuj ją do Folderu

Usuń ją

Prześlij ją dalej do Osoby

Wyróżnij ją kolorem

Oflaguj ją (czyli zaznacz)

Oznacz jako przeczytaną (czyli od razu będzie nie pogrubiona)

oznacza wiadomość jako monitorowaną lub ignorowaną

odpowiedz z wiadomością

przestań przetwarzać kolejne reguły

nie pobieraj jej z serwera (czyli wiadomość ta będzie dostępna tylko w twojej skrzynce przez www, a nie zapisana w Outlooku)

usuń ją z serwera (taka wiadomość od razu zostanie usunięta)

 

Wyboru dokonuje się jak i w Sekcji 1 – czyli interesujące akcje zaznaczamy „ptaszkiem” i te wybrane przez nas również pojawią się w Sekcji 3.

 

Sekcja 3 – Opis Reguły

 

Tu pojawiają się wszystkie opcje wybrane w dwóch poprzednich sekcjach. Z tym że przy każdej znajduje się Podkreślona Wartość (podkreślony wyraz zapisany innym kolorem), którą należy ustawić na nas interesującą.

 

Jak już wszystko wybierzemy i ustawimy, nadamy naszej regule nazwę, klikamy OK i testujemy czy nasza reguła działa :)

 

 

Dobrze, tyle teorii. Czas na Praktykę :)

 

…

 

Przykład

Rozdzielanie maili pochodzących z różnych kont pocztowych do osobnych Folderów

 

Zakładamy, że masz np. 2 konta pocztowe: test@test.pl i test_drugi@test.pl i chcesz, żeby po ściągnięciu poczty do Outlooka automatycznie wiadomości z każdego z tych kont wpadały do odpowiednich, osobnych Folderów: Test i Test_drugi .

 

Zabieramy się do roboty:

 

Otwieramy Outlooka. Z górnego menu wybieramy Narzędzia / Reguły wiadomości / Poczta.

 

W otwartym oknie „Nowa reguła poczty” zaznaczamy:

• w Sekcji 1 opcję: Kiedy wiadomość pochodzi z Konta

• w Sekcji 2 opcję: Przenieś ją do Folderu

• w Sekcji 3 pojawia nam się taki tekst:

   

  Zastosuj tę regułę po przyjściu wiadomości

  Kiedy wiadomość pochodzi z konta

  Przenieś ją do folderu

   

  Klikamy na podkreślone słowo Konta, wybieramy w wyświetlonym okienku interesujące nas konto np. test@test.pl. Po zatwierdzeniu w miejscu słowa „konta” pojawi się wybrany przez nas adres.

   

  Klikamy kolejne słowo: folder. W wyświetlonym okienku wybieramy albo wcześniej przez nas założony Folder (w naszym przykładzie folder Test) lub jeśli nie utworzyliśmy go wcześniej wybieramy opcję Nowy Folder i wprowadzamy nazwę (Test). Zatwierdzamy. Słowo folder w głównym oknie zmieni się na Test.

   

  Teraz Sekcja 3 powinna wyglądać następująco:

   

  Zastosuj tę regułę po przyjściu wiadomości

  Kiedy wiadomość pochodzi z test@test.pl

  Przenieś ją do Test

 

• W ostatniej sekcji nadajemy nazwę naszej Regule, np. Reguła konta Test.

Klikamy OK i już.

 

Teraz wiadomości przychodzące na konto test@test.pl powinny automatycznie wpadać do folderu Test.

Identycznie postępujemy z drugim kontem.

 

(…)

 

To tylko jedno z wielu zastosowań, ale reguła jest taka sama – wybieramy warunek, akcję i ustalamy ich wartości. Wszystko zależy co chcesz uzyskać :) Może wydawać ci się to jeszcze zagmatwane, jednak spróbuj wykonać przykład i zapoznać się z tym mechanizmem. Jak zrozumiesz jedno, następne reguły ustawisz bez problemu. Jakby co – pytaj :D

Powodzenia !